Planowanie imprez firmowych – aby były niezapomniane!

Właśnie o to chodzi: zaplanować niezapomniane wydarzenie! Można to „przetestować” na sobie: co pamiętasz (zwłaszcza jeśli pracujesz już od dłuższego czasu u swojego pracodawcy)? Z 24. spotkania koordynacyjnego? A może z imprez firmowych, podczas których w końcu można było swobodniej pogadać z kolegami i przełożonymi oraz miło spędzić czas?

Chociaż imprezy firmowe odgrywają tak ważną rolę w zawodowej historii firmy, ich planowanie często odbywa się raczej na boku. Ogromne zadania muszą więc być realizowane równolegle z codziennymi obowiązkami służbowymi, a szkoda, bo jak już wspomniano, imprezy firmowe mogą stać się prawdziwymi kamieniami milowymi w historii firmy. Niektórych rzeczy nie da się zmienić, ale można za to sprawnie przeprowadzić planowanie i najlepiej uniknąć błędów, które popełnili już inni. I tu właśnie pojawia się nasz artykuł poświęcony planowaniu imprez firmowych!

Rodzaj uroczystości – co właściwie świętujemy?!

To pytanie jest banalne, ale stanowi solidną podstawę do skutecznego planowania. Jubileusz firmy, premiera produktu, impreza integracyjna czy coroczna impreza bożonarodzeniowa? Co właściwie ma być świętowane? W zależności od tego można podjąć kluczowe decyzje, takie jak wybór lokalizacji i liczba uczestników. W przypadku imprez integracyjnych często dobrze jest „po prostu wyjść na zewnątrz” – nieszablonowe myślenie nie zawsze sprawdza się w samym środku „szablonu”, czyli we własnym biurze lub siedzibie firmy. Jeśli na przykład mają zostać zaproszone również rodziny pracowników, potrzeba po prostu więcej miejsca na zajęcia, natomiast premierę produktu można zorganizować również we własnych pomieszczeniach, przy odrobinie przygotowań i kreatywności.

Kto świętuje z kim?

W zależności od okazji można przystąpić do sporządzenia listy gości. W tym przypadku należy ściśle uzgodnić wszystko ze wszystkimi stronami – bo nie ma nic bardziej krępującego niż po prostu zapomnienie o niektórych pracownikach, a więc niezaproszenie ich. Czy w uroczystościach mają uczestniczyć wyłącznie pracownicy, czy też osoby z zewnątrz? Na przykład klienci biznesowi lub rodziny pracowników? W zależności od liczby uczestników można wybrać odpowiednią lokalizację.

Jak świętujemy?

Często wydaje się, że wystarczy kilka szklanek, talerzy i małych przekąsek, bo ludzie chcą przecież po prostu wspólnie świętować. Aby taka organizacja zaowocowała udaną imprezą, potrzebna jest zapewne bardzo doświadczona „ekipa imprezowa”, co oznacza, że sprawdza się to tylko w nielicznych przypadkach… Lepiej planuj na wielką skalę, a potem skróć listę atrakcji. Nie pomijaj żadnych pomysłów, a przede wszystkim daj upust swojej kreatywności:

• Motto?
• DJ / muzyka na żywo?
• Występy na scenie?
• Kabaretanci/kabaretanki, prezenterzy/prezenterki, mówcy motywacyjni/mówczynie motywacyjne?
• Kuchnia?
• Miejsce wydarzenia?
• Wyposażenie i oferta? 

Może warto byłoby z tego okazji uczynić dzień świąteczny, organizując:

• wycieczka z przewodnikiem np. po browarze
• wspólna praca nad np. wyścigiem mydelniczek
• dzień wędrówki z wyjątkowymi wyzwaniami
• Wspólne wydarzenie kulinarne

Zastanów się dokładnie, jaki program rozrywkowy będzie pasował do Twoich gości. Najlepiej porozmawiaj z kierownictwem danego zespołu, aby ustalić, co jest odpowiednie dla poszczególnych pracowników. Jeśli planujesz imprezę dla gości z zewnątrz, również należy rozważyć, co będzie dla nich odpowiednie. Krótko mówiąc: wszystko jest możliwe, przynajmniej dopóki nie zostaną ustalone ograniczenia budżetowe (ten „czynnik zakłócający” umieściliśmy więc celowo na końcu tego artykułu, by tak powiedzieć, jako coś, co psuje nastrój).

Zapraszaj, zapraszaj, zapraszaj

Podczas gdy prawdopodobnie prawie wszyscy czekają na imprezę bożonarodzeniową – która jest stałym elementem corocznego kalendarza – w przypadku specjalnych, jednorazowych wydarzeń trzeba sięgnąć nieco głębiej do skrzynki z pomysłami komunikacyjnymi. Tutaj również wszystko zależy od tego, co dokładnie się świętuje. Tak więc wysłane pocztą, starannie zaprojektowane zaproszenie może nadać premierze produktu bardziej oficjalny charakter. W przypadku imprezy integracyjnej wystarczy być może e-mail, zaproszenie na spotkanie oraz ogłoszenie wywieszone w widocznym miejscu w biurze, halach zakładowych lub kuchni.

Jak to wszystko zorganizować?

W tym miejscu dochodzimy do właściwie najtrudniejszego punktu, a raczej do kwestii, której prawdopodobnie obawia się większość organizatorów, a mianowicie do samego planowania! Dobra rada, która jednocześnie może okazać się zła: być może są koledzy i koleżanki, którym już w przeszłości powierzono planowanie imprez firmowych, którzy zdobyli w tym zakresie doświadczenie i mogą się nim podzielić. Nie trzeba, że tak powiem, zaczynać od zera. Jest to jednak jednocześnie negatywna strona całej sprawy, ponieważ nie należy wprost powielać starych schematów planowania. Nowe pomysły mogą wnieść powiew świeżości do uroczystości – jeśli na przykład ta sama lokalizacja została wybrana już po raz kolejny, być może nadszedł czas na coś nowego?

Warto również rozejrzeć się w firmie, czy nie ma zmotywowanych osób chętnych do pomocy. Często to właśnie pracownicy, po których najmniej się tego spodziewamy, nagle okazują się na wysokości zadania i z ogromnym zaangażowaniem planują, organizują, realizują i sprawiają, że uroczystość staje się niezapomniana.

„Czynnik zakłócający” – budżet

Ostatecznie oczywiście decydujące znaczenie dla planowania ma również budżet. Jeśli więc wystarczy tylko na występ kabarecistki lub kabarecisty, ale nie ma już pieniędzy na jedzenie ani prezenty świąteczne, budżet mógłby zostać niewłaściwie wykorzystany – a koledzy i koleżanki prawie na pewno będą sfrustrowani (chyba że kabarecistka lub kabarecista jest naprawdę bardzo zabawny). Konsultacja z działem finansowym może zapewnić zarówno jasność, jak i możliwości oszczędności – czy może część uroczystości lub nawet całe wydarzenie podlega odliczeniu od podatku?

Podsumowując, dobre przygotowanie pozwala zaoszczędzić czas, który można bezpośrednio przeznaczyć na przyjemniejsze aspekty planowania: rozwijanie pomysłów i kreatywności oraz zbieranie wszystkich laurów i pochwał jako organizator!