5 porad i wskazówek dotyczących marketingu wydarzeń

Nie tylko ze względu na „dystans społeczny”, który w związku z pandemią utrudniał organizację wydarzeń, sezon imprezowy wraca z pełną mocą. Nie można się doczekać ponownego spotkania z kolegami i koleżankami z branży, poznania nowych osób, rozmów o pracy lub po prostu pogawędek. To dobrze, ale sprawia też, że organizacja wydarzeń staje się nieco nadmierna – jest ich naprawdę sporo. Jak więc zmobilizować jak najwięcej gości? Mamy dla Ciebie 5 wskazówek dotyczących skutecznego marketingu wydarzeń.

1 | Podstawy: strona internetowa

Jeśli gdzieś w lesie przewróciło się drzewo i nikt o tym nie wspomniał, to czy naprawdę się przewróciło? To pytanie z dziedziny komunikacji można z łatwością odnieść do Twojej imprezy. Jeśli gdzieś odbywa się Twoje wydarzenie i nikt o tym nie wie, to czy naprawdę miało ono miejsce? Albo inaczej: jak bardzo smutni są organizatorzy, gdy muszą sami opróżnić bufet?

Pierwszym krokiem do zorganizowania wydarzenia, które przyciągnie wielu gości, jest więc strona internetowa! Wszyscy znamy to z własnego doświadczenia: gdy słyszymy o jakimś wydarzeniu, ale nie możemy znaleźć jego strony internetowej, wydaje nam się to głęboko tajemnicze. Czy może źle usłyszałem lub coś źle zapamiętałem?

Nie martw się, nie musi to być kosztowna strona internetowa, wystarczy strona, na której wszystkie ważne informacje i ewentualne nowości są szybko i łatwo dostępne. Do tych elementów należą:

• Gdzie i kiedy odbędzie się wydarzenie.
• Kiedy dokładnie się to zaczyna (wejście, dyskusje panelowe, specjalne występy) – właśnie tych informacji najczęściej szukają odwiedzający tuż przed rozpoczęciem wydarzenia.
• Jak przebiega rejestracja (być może dostępna jest nawet osobna aplikacja do pobrania, a przynajmniej link z opcją osobistej rejestracji lub odnośnik do strony wydarzenia na Facebooku).

Strony internetowe tego typu można zazwyczaj stworzyć samodzielnie „wewnętrznie” lub zlecić ich realizację agencji. Najlepiej umieść ich stworzenie na samym początku listy zadań związanych z wydarzeniem, ponieważ adres powinien już być podany na wszystkich kolejnych materiałach reklamowych.

2 | Najprostsze rozwiązanie: wykorzystanie własnych środków komunikacji

Najprostszym i prawdopodobnie również najskuteczniejszym sposobem poinformowania obecnych klientów o wydarzeniu są istniejące już kanały komunikacji. Czy być może wysyłane są regularne newslettery, w których można ogłosić wydarzenie z odpowiednim wyprzedzeniem? Czy można umieścić jeden lub dwa posty zapowiadające wydarzenie w feedzie na stronie w mediach społecznościowych? Czy wydawany jest może magazyn dla klientów, w którym można by poświęcić temu wydarzeniu nawet jedną lub dwie strony? Ważne jest tutaj, aby nie przesadzać. Tak, wydarzenie jest ważne, jednak wielokrotne wspominanie o nim przez wiele miesięcy w każdej komunikacji może doprowadzić do pewnego zmęczenia, zwłaszcza jeśli niektórzy klienci już dawno się zapisali. 

Wracając jeszcze raz do bardzo ważnej kwestii „wczesnego ogłoszenia”, w tym przypadku z pewnością obowiązuje zasada: im wcześniej, tym lepiej, ponieważ, jak już wspomniano na początku, w kalendarzu wydarzeń panuje duża konkurencja. Jeśli wydarzenie jest już zaznaczone na czerwono w rocznym kalendarzu klienta, to już wygraliśmy. Jeśli ktoś inny zdążył już zająć to miejsce, sytuacja staje się trudna (por. bufet, w którym każdy się sam obsługuje).

3 | Najtrudniejsza część: dotarcie do nowych odbiorców

Oczywiście miło jest widzieć znajome twarze na swojej imprezie. Jednak również nowe twarze przyczyniają się do rozwoju biznesu. Do tych potencjalnych uczestników wydarzenia nie dotrze się oczywiście za pośrednictwem własnych kanałów CRM (czyli poprzez obsługę obecnych klientów). Ponieważ pozyskiwanie nowych klientów to bardzo zróżnicowana dziedzina i wykraczałoby to poza ramy tego krótkiego podpunktu, powiem tylko tyle: kim mogą być potencjalni nowi klienci i jak do nich dotrzeć? Niezależnie od tego, czy zwracam się do nich za pomocą specjalnie ukierunkowanych reklam w mediach społecznościowych, czy też dzięki taktycznie przemyślanym kampaniom out-of-home (zobacz nasze artykuły na ten temat Reklama zewnętrzna), jeśli nie wiem, kim mają być potencjalni goście, sprawa staje się trudna, kosztowna i nie ma wielkich szans na długie kolejki przy wejściu. 

4 | Najwyższa klasa: osobiste zaproszenia

Wróćmy jeszcze raz do tematu rezerwacji miejsc w kalendarzu wydarzeń na rok 2025. Jeśli zastanawiasz się, ile lojalny klient może Ci przynieść zarówno pod względem finansowym, jak i osobistym, nie oszczędzaj na przygotowaniu Zaproszenia. Właśnie tutaj można naprawdę dać upust swojej kreatywności, wybierając materiały wysokiej jakości lub pasujące do tematu. Już samo otwarcie zaproszenia powinno stać się wydarzeniem, a dzięki personalizacji odbiorca czuje się doceniony i nie wyrzuca tego dzieła sztuki poligraficznej od razu do makulatury.

Jeśli sam nie czujesz się na siłach, by zaprojektować takie zaproszenia, z pewnością znajdą się w Twojej firmie pracownicy, którzy chętnie się tym zajmą. Jeśli tak nie jest, również na tę okazję istnieje wiele Agencje w Twojej okolicy, które zapewniają aktywne wsparcie. I jeszcze raz: nie należy zaniedbywać osobistych zaproszeń ze względu na koszty – są one po prostu zbyt ważne!

5 | „Der Aufheizer”: spojrzenie za kulisy

„Rzeźba lodowa naturalnej wielkości oraz połykacze ognia już przybyli”. Nawet jeśli nie zawsze są to wiadomości przyciągające tak dużą uwagę publiczności, warto je przekazywać za pośrednictwem mediów społecznościowych. A skoro mowa o mediach społecznościowych – zwłaszcza w przypadku wydarzeń warto założyć stronę wydarzenia na Facebooku. Tutaj odwiedzający mogą być na bieżąco z najnowszymi informacjami, nawiązywać kontakty, sprawdzać, kto jeszcze potwierdził udział (gdyby nie istniała mało przydatna, ale często wykorzystywana opcja „być może” wśród opcji potwierdzenia udziału) oraz otrzymywać przypomnienia o wydarzeniu w odpowiednim czasie. Chociaż taka strona na Facebooku nie powinna całkowicie zastępować strony internetowej, to z pewnością może ją uzupełniać.

Rzutem oka za kulisy można nieustannie rozbudzać zainteresowanie wydarzeniem. Jeśli na przykład zaproszono bardzo interesującego prelegenta lub zarezerwowano ekskluzywnego caterera, są to wiadomości, które mają pewne znaczenie zarówno dla osób, które już potwierdziły udział, jak i dla tych, którzy wciąż się wahają. I tak, rzeźby lodowe oraz połykacze ognia oczywiście nigdy nie są złym pomysłem…